comment les assurances verifient elles les factures

Laffacturage classique. Pour cette forme de financement, l’entreprise cède ses factures au factor en l’échange d’un financement immédiat. Les clients reçoivent alors une notification de la présence du contrat d’affacturage, et sont informés des coordonnées bancaires de la société de factoring via lesquelles ils doivent Iln'est donc pas inutile de passer un peu de temps à vérifier toutes les factures de syndics et tous les frais (photocopies, envois) de plus en plus nombreux qui font l'objet de ces facturations. Surprises à peu près garanties : réunions plus longues sur la facture que dans la réalité, nombre de photocopies plus élevé, prix unitaire différent de celui négocié, etc. N'ayez Unecasse accidentelle est un dommage matériel soudain et imprévisible qui affecte le fonctionnement de votre téléphone. La coupure doit être visible, Leprécompte immobilier : Si le contrat de bail prévoit que c'est le locataire qui paie le précompte immobilier, on considère que cette clause n'est pas écrite : elle est nulle d'effet. C'est toujours le propriétaire qui paie le précompte immobilier. Les frais de l'agence mandatée par le propriétaire pour la mise en location du logement, Lecontrôle des factures d’indemnisation émises est dirigé vers les compagnies d’assurance afin de vérifier les déclarations et l’objectivité de l’assuré demandeur Salle De Sport Lieu De Rencontre. La fraude démontrée a atteint 409 M€ en 2020, pesant massivement sur la charge sinistres des assureurs – et donc sur les primes. La crise actuelle ne devrait pas voir ralentir les tentations. Des outils de lutte anti-fraude facilitent le travail des gestionnaires, mais des marges de progrès demeurent. Les assureurs n’ont pas attendu les nouvelles technologies pour chercher à détecter les tentatives de fraude des assurés, dont la bonne foi est supposée par le code des assurances. C’est à partir de 2015 que l’intuition et le flair des gestionnaires sinistres ont commencé à être complétés par des outils digitaux. De simples requêtes et signalements manuels, nous sommes passés à des algorithmes prédictifs, permettant de croiser jusqu’à 100 données par sinistre », explique Stéphane Bezard, responsable indemnisations clients de Thélem Assurances, qui s’est doté d’une cellule fraude en 2017. Une avancée technologique en provenance des États-Unis et qui s’est diffusée progressivement chez les assureurs français, en commençant par l’assurance auto, puis la MRH, deux segments sur lesquels les données étaient les plus nombreuses et les plus qualifiées. La data, c’est la base. Il faut des données suffisantes pour pouvoir commencer à utiliser les outils et à nourrir les algorithmes », confirme Thierry Cassagnères, directeur sinistres IARD standards & solutions indemnisation chez Generali France. Aujourd’hui, la lutte anti-fraude dans l’assurance concerne tous les segments, particuliers comme professionnels. Mais les outils ne sont pas présents de façon homogène à chaque phase de la vie du contrat. Chiffres 30 % la part additionnelle de détection grâce aux outils numériques en 2021 Source Coalition Against Insurance Fraud 3 000 le nombre moyen d’enquêtes d’assurance menées par an Source ALFA Fraude aux sinistres vers la maturité La grande majorité des solutions technologiques traite la détection de fraude lors du sinistre. Les outils vont permettre de faire remonter des alertes en croisant les données internes sur le contrat et l’assuré, avec des données externes constructeur, garagistes, experts, réseaux sociaux… », explique Patrick Soulignac, principal solution consultant chez Guidewire Software. Une incapacité de travail n’étant par exemple pas cohérente avec des photos de vacances postées sur Facebook… Le déploiement de nos solutions améliore le dispositif global de lutte contre la fraude », souligne Benoît Legros, VP customer success de Shift Technology. Mais attention, ce n’est pas l’alerte qui prouve la fraude ! », rappelle Pierre-Louis Blanc, président de l’Alfa Agence de lutte contre la fraude à l’assurance et directeur pilotage actuariat & fraude IARD chez Axa France. Les outils permettent juste de faire remonter des suspicions de fraude en se basant sur des incohérences, des informations manquantes et des scénarios récurrents qu’il faut d’abord tester, puis alimenter et mettre à jour régulièrement, dans une démarche d’amélioration continue. Charge ensuite au gestionnaire d’effectuer un tri parmi toutes les alertes afin d’évacuer le plus vite possible les faux positifs », en les remettant dans le flux de sinistres classiques, afin de se concentrer sur les alertes les plus pertinentes. Cette étape de sélection est délicate. Il faut prendre en compte plusieurs enjeux financiers, commerciaux, image de marque, lutte contre le blanchiment… », explique Pierre-Louis Blanc. D’où l’initiative de Generali la compagnie a créé son outil d’aide à la décision baptisé Spider, qui aide le gestionnaire à recouper les données du sinistre, son écosystème et les tiers impliqués... Même dans le cas où un gestionnaire a l’intime conviction qu’il y a une fraude manifeste, si notre position technique est trop fragile, il doit accepter de laisser tomber et déclencher l’indemnisation », explique Stéphane Bezard. En la matière, chaque assureur a sa propre stratégie. Chez Axa, sur 100 dossiers sinistres, environ cinq font l’objet d’une alerte dans ses services et en moyenne un seul donne lieu à une investigation. L’efficacité est néanmoins au rendez-vous. Le jour où nous sommes passés des requêtes aux algorithmes, le taux de pertinence des alertes a été multiplié par dix. Et la productivité a été divisée par cinq, ce qui est bon signe, car ça prouve que les suspicions sont fondées et qu’on doit y passer du temps », explique Stéphane Bezard. Les équipes anti-fraudes des assureurs mesurent la pertinence des alertes générées par la solution et confirment si la suspicion est avérée ou non », confirme Benoît Legros. Où commence la fraude ? Fausse identité, kilométrage du véhicule maquillé, facture d’artisan gonflée…, les exemples de fraude n’ont comme limite que l’imagination des fraudeurs. Si le code des assurances ne mentionne pas le terme de fraude, l’Alfa Agence de lutte contre la fraude à l’assurance la définit comme un acte intentionnel réalisé afin d’obtenir indûment un profit du contrat d’assurance ». L’investigation, un vrai métier Arrive ensuite l’étape de l’investigation, un métier à part entière qui nécessite des moyens importants. Il y a encore peu d’outils sur le marché pour l’investigation, la consolidation des dossiers et l’aide à la décision », confirme Maxence Bizien, directeur général de l’Alfa, qui propose des formations à la méthodologie d’investigation, un prérequis essentiel avant les outils. Le simple fait de demander des documents complémentaires, un deuxième devis ou d’appeler leur artisan peut suffire à faire reculer les fraudeurs opportunistes. Mais lorsqu’il s’agit de trouver des preuves concrètes, faire des recherches sur Internet, recouper les données demandent du temps. Notre solution anti-fraude basée sur l’IA aide à la décision en expliquant pourquoi l’alerte est générée et en donnant des éléments concrets de suspicion », précise Benoît Legros. Certains éditeurs tentent de faire valoir leur valeur ajoutée sur la fraude documentaire. Mais Stéphane Bezard reste prudent Les factures sont des documents non structurés, très différents selon les entreprises. Il est donc difficile d’obtenir des résultats satisfaisants. En outre, il est devenu très simple techniquement de modifier un PDF ou de retoucher une photo. » Certaines fraudes passent encore trop souvent par les mailles de la détection automatique et sont donc encore largement indemnisées, même si les techniques s’améliorent peu à peu. L’avenir passe par une meilleure lecture automatique des documents et des images. Un meilleur taux de transformation en la matière permettra de fiabiliser ce que l’on détecte à l’œil nu », espère Thierry Cassagnères. Anne-Claire Pichereau, avocate associée du cabinet Neraudau L’assureur reste responsable du traitement des données » Concilier lutte anti-fraude et RGPD ne pose-t-il aucun souci ? L’assureur reste toujours responsable du traitement des données qu’il a collectées auprès des assurés. Les éditeurs d’outils de lutte contre la fraude qui les utilisent, avec l’accord de l’assureur, ne sont donc que des sous-traitants. En outre, depuis 2018, le RGPD exige que les assureurs informent les assurés que leurs données sont susceptibles d’être utilisées dans le cadre de la lutte contre la fraude et le blanchiment. Le traitement des données à caractère personnel présente donc un intérêt légitime », ce qui constitue sa base légale. Quel est le cadre juridique pour la charge de la preuve ? En cas de fraude, les assureurs et leurs juristes utilisent les sanctions prévues au contrat, notamment afin de prononcer la nullité du contrat en phase de sous­cription ou la déchéance de garantie en phase d’indemnisation. Les pièces justificatives ne sont en général pas communiquées dans un premier temps à l’assuré. Pour autant, c’est à l’assureur qu’incombe la charge de la preuve. C’est à lui de démontrer la mauvaise foi de l’assuré et l’existence d’une fraude manifeste. Le dossier constitué par les gestionnaires doit donc être solide, au cas où l’assuré déclencherait un contentieux. Améliorer la détection dès la souscription Si la suspicion est là et que l’enjeu financier est de taille, il est toujours possible de missionner un enquêteur d’assurance certifié par l’Afnor dans le cadre du processus mis en œuvre avec l’Alfa ou d’organiser une filature. Mais tout cela a un coût. En France, moins de 3 000 enquêtes d’assurance sont ainsi menées chaque année sur 12,7 millions de sinistres IARD en 2021. Pour décider de l’opportunité de pousser les investigations, les assureurs ont recours à leurs juristes ou à des avocats. Plus matures sur l’indemnisation, les efforts des assureurs se portent désormais vers l’amont. La lutte contre la fraude ne doit pas négliger la détection dès la souscription. Nous avons encore des progrès à faire, en tirant les leçons des sinistres récurrents et des fraudes déjà prouvées », confirme Stéphane Bezard. Nous avons par exemple constaté que les RIB provenant de néo-banques aboutissaient plus souvent à des fraudes », confie Pierre-Louis Blanc. Les outils de lecture intelligente et de recherche d’altérations ou d’incohérences peuvent les aider pièce d’identité falsifiée, effacement d’un sinistre responsable, feuille de soins modifiée... Trois phases aux outils plus ou moins matures L’indemnisation les outils sont matures et nombreux Shift Technology, Friss, Kube, Polonious…. Ils font remonter des alertes de plus en plus pertinentes aux gestionnaires grâce au machine learning. La souscription les outils de détection de la fraude documentaire iT soft, omnius, Kofax… qui vérifient l’intégrité numérique d’un document ou d’une photo commencent à donner des résultats encourageants. L’investigation trop peu d’outils permettent de consolider les dossiers pour transformer un doute en preuve. les enquêteurs privés ne sont missionnés que sur les dossiers à fort enjeu. Une nécessaire supervision globale Mais le perfectionnement et la multiplicité des outils entraînent un autre problème. Qu’ils soient proposés par des grands groupes ou des assurtech, les outils sont souvent spécialisés sur un aspect de la fraude détection / investigation et sur une étape du process souscription / indemnisation. Certains essayent bien d’élargir leur spectre, mais les tentatives ne sont pas encore concluantes. Quand les outils sont arrivés, on a cru à la solution magique qui ferait tout, résume Maxence Bizien. Mais la plupart ne traitent que la détection, qui n’est qu’une partie du problème. Et toute intelligente qu’elle soit, une IA ne peut faire qu’une chose à la fois. À chaque usage son outil. » Cette multiplicité peut nuire à la productivité des gestionnaires, qu’il est nécessaire de former. La plupart des solutions du marché ne sont pas toujours bien intégrées dans les systèmes d’information SI, ce qui peut entraîner une perte de temps et de performance », confirme Maxence Bizien. Axa se limite ainsi à un ou deux outils, en plus du SI principal. Thélem Assurances a misé pour le test & learn afin d’éprouver l’efficacité de l’outil et sa bonne prise en main par les gestionnaires fraudes, qui sont souvent d’anciens gestionnaires sinistres. L’idéal serait de disposer d’un outil de supervision globale, tel que cela existe dans le cyber Siem, la sécurité ou le nucléaire, qui permettrait d’agréger l’ensemble des outils de détection et d’investigation pour qu’ils se parlent entre eux, et ainsi pouvoir mieux décider », estime Maxence Bizien. En attendant de prochaines avancées technologiques, Stéphane Bezard se veut pragmatique Les alertes ne sont jamais aussi pertinentes que lorsqu’elles sont manuelles, c’est-à-dire lorsqu’elles proviennent d’un gestionnaire, d’un agent ou d’un expert. » Lors d’un projet travaux, nous avons deux possibilités faire les travaux soi-même ou alors contacter un artisan professionnel ou une entreprise du bâtiment. Dans ce cas-ci, il est important de vérifier le sérieux et les compétences du professionnel qui réalisera les travaux. Comment reconnaître un bon artisan du bâtiment ? Comment s’assurer de la qualité d’un artisan avec les labels ? Où trouver un artisan fiable ? Comment vérifier le sérieux d’un artisan professionnel ?Quels critères vérifier les compétences d’un artisan du bâtiment ?Vérifier les compétences de l’artisan avec ses labelsVérifier les assurances souscrites par l’artisan Contacter les anciens clients pour obtenir des recommandations Consulter les photos d’anciens chantiers du pro Comment éviter les mauvais professionnels du bâtiment ?Les conseils pour trouver et choisir un bon artisan Vous cherchez un artisan professionnel de qualité ? Comment vérifier le sérieux d’un artisan professionnel ? Il existe de nombreuses pistes pour vérifier le sérieux d’un artisan professionnel. Le tout est de se montrer curieux lors de la sélection de l’entreprise. Vous lui confiez le chantier de votre maison, autant être sûr que votre habitat soit entre de bonnes mains en faisant une vérification de l’artisan. De plus, questionner les artisans qui vous proposent des devis sont les moyens les plus simples et rapides pour économiser de l’argent sur le devis vous évitez ainsi les travaux mal faits qui engageront du temps, voire un nouveau budget pour être refaits. Le tarif horaire d’un plombier professionnel pour faire des travaux de plomberie. Quels critères vérifier les compétences d’un artisan du bâtiment ? C’est facile, tout professionnel tel qu’un peintre, un plombier ou encore un électricien doivent-être en mesure de vous proposer certaines garanties plus ou moins officielles pour vos projets travaux Vérifier les compétences de l’artisan avec ses labels De nombreuses certifications professionnelles ou formations spécifiques sont proposées aux artisans du bâtiment pour mettre en valeur leurs compétences et se démarquer de la concurrence. Vous pouvez retrouver les marques et appellations délivrées aux professionnels sur le site de la Capeb. Par exemple, un électricien professionnel certifié par Hager ou Legrand maîtrisera parfaitement l’installation de produits électriques de ces marques compteur, tableau électrique. Désormais, vous pouvez vous appuyer sur le label RGE QUALIBAT décerné par la CAPEB. Pour obtenir la mention RGE, un artisan doit suivre une formation et montrer la qualité de ses chantiers. Les métiers du bâtiment tels que carreleur, menuisier, plombier et électricien sont soutenus par des diplômes obtenus en apprentissage la plupart du temps en apprentissage. L’ancienneté de l’entreprise de construction ou de rénovation peut-être un indicateur aussi. Plus d’informations sur les diplômes du bâtiment. Vérifier les assurances souscrites par l’artisan L’assurance responsabilité professionnelle, appelée aussi assurance décennale, est la référence lors de travaux de construction ou de rénovation de la maison. Elle couvre et protège les particuliers contre de multiples problèmes. Le pro du bâtiment proposant une garantie décennale est obligé de garantir la réparation des dégâts. Accédez aux détails de cette assurance construction. Les experts de Maison en travaux considèrent l’assurance décennale comme obligatoire lors de travaux importants rénovation et mise aux normes électriques, agrandissement, toiture. Contacter les anciens clients pour obtenir des recommandations Rien de mieux que 2 ou 3 anciens clients qui vous garantissent le sérieux de l’artisan. Ce sont des locataires ou propriétaires qui ont déjà eu à faire avec ce pro et qui sont donc les mieux placés pour juger de son travail. Ne craignez pas de demander ces informations, beaucoup de clients les demandent et les entreprises du bâtiment ont l’habitude. Inversement, si un travailleur du bâtiment refuse de vous transmettre des recommandations clients ou que vous avez un mauvais pré-sentiment il vous fait attendre une ou deux semaines avant, méfiez-vous ! Consulter les photos d’anciens chantiers du pro En général, chaque artisan du bâtiment aime prendre en photo ses réalisations. Surtout quand il s’agit de travaux plus ou moins complexes et que le résultat met en avant les compétences et savoir-faire du professionnel. Ne croyez pas que les entreprises du bâtiment ne sont pas sur Internet en 2022. De plus en plus d’artisans se créent un “book” en ligne, voire un site internet professionnel pour exposer leurs réalisations et souligner leurs compétences. Des artisans du bâtiment pour maison et travaux. Comment éviter les mauvais professionnels du bâtiment ? Un moyen simple d’éviter les mauvais professionnels ainsi que les escrocs et autres arnaques des artisans est de vérifier le statut de l’entreprise. Voici comment vérifier le statut d’une entreprise avec son numéro SIRET ou son nom Récupérez le numéro SIRET du professionnel ou le nom de l’entreprise du bâtiment; Allez sur le site et recherchez l’artisan avec le numéro SIRET ou le nom; Vérifiez que l’entreprise n’est pas en liquidation ou en faillite; Si le statut est bon, c’est que l’entreprise est en activité normale. Cette technique de vérification des artisans du bâtiment permet de faire un premier tri pour éviter les entreprises escrocs. Les conseils pour trouver et choisir un bon artisan Maison en travaux n’a pas de solution miracle pour tomber à coup sûr sur un artisan compétent. Vous pouvez limiter les risques d’embaucher un escroc de la construction grâce à 2 moyens élémentaires Le bouche-à-oreille faire appel à des entreprises conseillées par votre réseau social ou professionnel Les plateformes qualitatives de devis en ligne dès qu’un mauvais artisan est détecté, il est blacklisté ! De plus, notre partenaire propose tout un système de notations et de recommandations pour être certain de choisir le bon artisan. Vous cherchez un artisan professionnel de qualité ? Vous avez la possibilité de remplir le formulaire ci-dessous pour être contacté par des entreprises du bâtiment locales peintres, électriciens, plombiers, couvreurs, à côté de chez vous ! Vous aurez accès aux notations, recommandations, photos des travaux et autres informations avant de choisir votre artisan. Des factures doivent obligatoirement être émises par les entreprises lorsqu’elles réalisent des transactions avec d’autres professionnels. Par ailleurs, elles doivent comporter un certain nombre de mentions obligatoires ; faute de quoi elles seront considérées comme incomplètes ou inexactes. Ne pas facturer comporte des risques. Compta-Facile présente les sanctions applicables en cas de défaut de facturation absence totale de facture, d’omission de mentions ou d’inexactitudes, et, plus précisément Les sanctions pénales, Les sanctions fiscales. Les sanctions pénales encourues pour défaut de facturation, omission ou inexactitude Sanctions à l’encontre du dirigeant L’obligation de facturation, tout comme les mentions devant figurer sur les factures, résultent de l’application de la législation commerciale. Il s’agit notamment du Code de Commerce et de l’article Le non-respect des dispositions qu’il institue représente un délit. A ce titre, le dirigeant, responsable de l’établissement et de la conservation des factures de l’entreprise, risque de se voir infliger une amende de 75 000 euros pouvant être augmentée à 50 % du montant facturé ou du montant qui aurait dû être facturé. S’il récidive dans un délai de 2 ans, l’amende peut être portée à 150 000 euros. Sanctions à l’encontre de l’entreprise Parallèlement à cela, l’entreprise en tant que personne morale peut également être condamnée Solidairement au paiement des amendes prononcées contre ses dirigeants en cas d’omission de mentions ou d’entrave à l’administration ; Au paiement d’une amende de 375 000 euros en cas de non respect des règles encadrant la facturation portée à 1 500 000 euros en cas de récidive dans un délai de 2 ans ; A une peine d’exclusion des marchés publics pour 5 ans au plus. L’entreprise qui effectue la prestation ou qui livre les biens autrement dit, le vendeur est concernée par cette condamnation mais pas seulement. En effet, l’entreprise qui en bénéficie l’acheteur peut également être poursuivi. Il doit, par ailleurs, réclamer la facture si elle ne lui a pas été remise et vérifier qu’elle comporte bien toutes les mentions prescrites par la loi. Les sanctions fiscales encourues pour absence de facturation, omission ou inexactitude Sanctions en matière de TVA Une entreprise qui achète un bien ou un service ne peut déduire la taxe sur la valeur ajoutée TVA qu’elle supporte que si elle dispose d’une facture justifiant ce droit. L’entreprise acheteuse doit donc avoir une facture en sa possession. Dans le cas contraire, le droit à déduction de la TVA est remis en cause. Attention, des règles particulières s’appliquent pour les factures reçues ou émises sous support papier puis numérisées. Si elles ne sont pas respectées et que l’entreprise ne possède plus le justificatif sous forme papier, l’administration fiscale peut remettre également en cause la déduction de la TVA. Toutefois, si la facture qu’elle détient comporte des inexactitudes ou des omissions, ce droit n’est pas systématiquement remis en question. La facture peut tout de même être considérée comme valide au regard de la déduction si l’opération est justifiée dans sa réalité et qu’elle remplit les autres conditions de déduction fixées. Sanctions pécuniaires L’omission de mentions obligatoires et l’inexactitude de certaines mentions dans les factures peuvent entraîner l’application d’une amende fiscale. Elle se calcule comme suit nombre de mentions manquantes et/ou inexactes * 15 euros. Son montant ne peut excéder 1/4 du montant facturé ou qui aurait dû l’être. Le défaut de facturation, quant à lui, rend le vendeur passible d’une amende fiscale de 50% des sommes qui auraient dû être facturées. Elle est réduite à 5% s’il prouve que l’opération a été régulièrement comptabilisée. L’acheteur peut être condamné solidairement au paiement de cette amende. Enfin, lorsque la TVA est facturée à tort par le vendeur, ce dernier se rend redevable de la taxe sur seul fait de l’avoir facturée et ce même s’il bénéficie d’une dispense de taxe. En parallèle, la TVA ne peut être récupérée par l’acheteur. A lire également sur la facturation La facture est-elle obligatoire ? Comment gérer ses factures ? Quelles sont les règles à respecter pour facturer ? Comment faire une facture ? Comment numéroter des factures ? Comment conserver des factures ? Conclusion ne pas faire une facture, faire une facture fausse, incomplète ou inexacte est passible de lourdes sanctions. Des sanctions pénales, en premier lieu, pourront être infligées amendes à l’encontre du dirigeant et/ou de l’entreprise. Ensuite, des sanctions fiscales sont susceptibles de s’appliquer rejet du droit à déduction de TVA et amendes. Ne pas facturer comporte des risques, il s’agit d’une attitude à éviter à tout prix. La facturation est-elle obligatoire ? La loi énumère les cas dans lesquels la facturation est obligatoire. On en distingue trois principaux Les opérations réalisées entre professionnelsLa vente à distanceÀ la demande du client particulier En outre, les prestations de services effectuées pour un particulier et supérieures à 25 euros hors taxes donnent lieu à l’établissement d’une note, une sorte de facture simplifiée. Pour les professions libérales, on ne parle pas de facture mais de note d’honoraires. Établir une facture les mentions obligatoires Pour qu’une facture soit valable, elle doit contenir l’ensemble des mentions obligatoires prescrites par la loi. Celles-ci sont aussi diverses que variées. Elles touchent à l’identité des parties, aux modalités de paiement, ou encore à l’objet de la prestation. D’autres ne sont obligatoires que dans certains cas, par exemple lorsque l’entreprise a souscrit une assurance professionnelle. À côté de ces mentions obligatoires, il est possible de prévoir des mentions supplémentaires. C’est le cas par exemple du mode de paiement, une mention facultative. Les mentions obligatoires pour la facturation d’une vente à un particulier Si la facture est destinée à un particulier, il faudra qu’elle contienne les mentions suivantes la somme à payer ;le décompte détaillé en termes de prix et de quantité du produit ou de la prestation ;le lieu d’exécution de la vente ou de la prestation ;la date de déroulement de la prestation ou de la vente ;le nom du client s’il ne s’y oppose pas ;l’adresse et la dénomination sociale du prestataire ;la date de la rédaction de la note. Les mentions figurant sur une facture justifiant une transaction entre professionnels Les professionnels ayant sollicité un service ou ayant acheté un produit quelconque obtiendront une facture rédigée en langue française et qui contiendra les mentions obligatoires suivantes la date d’émission de la facture ;le numéro d’ordre de la facture retenons que chaque facture disposera d’un numéro unique ;la date de déroulement de la vente ou de la prestation ;l’adresse et la dénomination sociale du prestataire ou du vendeur avec les mentions indiquées ;le nom et l’adresse de l’acheteur ;l’adresse de livraison en cas de livraison d’une marchandise ;le descriptif de la prestation ou du produit ;le numéro d’identification à la TVA si la somme à payer est supérieure à 150 € ;les majorations éventuelles les frais de livraison ou d’emballage par exemple ;le décompte détaillé des prix et des quantités de produits ;le taux horaire hors-taxe des prestations ou le prix unitaire hors-taxe du produit ;les ristournes ou rabais éventuels ;le taux et le montant de la TVA ;le montant hors-taxe ainsi que la totalité de la somme TTC ;la date d’échéance du paiement en cas de paiement anticipé. Les nouvelles mentions obligatoires Comme nous l’avons indiqué plus haut, depuis le 1er octobre 2019, deux autres mentions doivent figurer sur les factures. En effet, si la facturation a été effectuée dans un lieu différent de l’adresse de livraison, la facture doit contenir l’adresse exacte de facturation. D’autre part, dans le cas où ce serait l’acheteur qui établit au préalable la facture, elle devra contenir le numéro du bon de commande. Par ailleurs, la situation du vendeur ou du prestataire aura une influence sur l’établissement de la facture. De fait, s’il adhère à un centre de gestion agréée, la facture qu’il émettra devra contenir la mention membre d’une association agréée, le règlement par chèque est accepté ». En outre, lorsqu’il profite de la franchise en base de TVA, il devra indiquer sur la facture la mention TVA non applicable, article 293 B du Code général des impôts ». Les artisans ou les microentrepreneurs exerçant une activité artisanale devront mentionner dans leurs factures les références de l’assurance professionnelle à laquelle ils ont souscrit. Enfin, si la prestation a été effectuée par un sous-traitant, il n’aura pas à se soucier de la facturation, car ce sera à l’entreprise mère de s’en occuper. Les mentions particulières Les mentions concernées seront celles qui indiqueront l’identité du vendeur. Elles varieront en effet en fonction du statut du prestataire. L’entrepreneur individuel indiquera obligatoirement sur la facture qu’il émettra son nom et son prénom. Ces mentions peuvent même être parfois suivies du nom commercial. Une société en revanche devra préciser en guise d’identification sa dénomination sociale ;sa forme juridique ;le montant de son capital social ;son numéro Siren ;son code NAF. Quant aux commerçants, ils doivent indiquer les informations suivantes le numéro d’immatriculation au registre du commerce ;le nom de la ville du greffe où ils sont immatriculés. Enfin, les artisans doivent stipuler dans leurs justificatifs de paiement le numéro du département dans lequel ils sont immatriculés ;le numéro de leur immatriculation au répertoire des métiers ;leur numéro Siren. La numérotation des factures obéit à des règles particulières. Elle doit se faire de façon chronologique et sans rupture. Chaque facture a son propre numéro, sans doublon possible. Il n’est bien sûr pas possible d’émettre des factures a posteriori. Dans certaines hypothèses, la numérotation peut être établie par séries distinctes, en utilisant un système de numérotation propre à chaque série. Les conditions d’exercice doivent le justifier. C’est par exemple le cas lorsqu’il existe plusieurs sites de facturation. Le numéro de facture fait partie des mentions obligatoires. Il doit apparaître sur chaque page. Quand émettre une facture ? Une facture doit être transmise au client dès la réalisation de la livraison ou dès la prestation du service. La livraison est entendue au sens juridique comme la date de transfert de propriété. Elle ne désigne donc pas le jour de livraison matérielle du bien, ces dates pouvant être différentes. Une facturation périodique, à chaque fin de mois, est possible en cas d’opérations multiples pour un même client. Le délai de facturation ne peut cependant dépasser un mois. Transmettre une facture au client quelles règles respecter ? Pour être conforme au droit, chaque facture doit comporter la totalité des mentions obligatoires, être rédigée en français exception faite d’une relation entre professionnels français et étrangers et établie en deux exemplaires. L’original est conservé par le client. La facture peut être émise dans une monnaie autre que l’euro. Cependant, le taux de change en euros doit être mentionné, et l’enregistrement en comptabilité se fait en euros. Il est possible de délivrer une facture électronique à son client, mais celui-ci doit préalablement avoir exprimé son accord. Il peut tout à fait refuser ce mode d’émission. S’agissant du mode de paiement, sa mention n’est pas obligatoire sur une facture. Le client pourra choisir de payer par chèque,en espèces, sauf factures supérieures à 1 000 euros entre professionnels,par virement bancaireet, plus rarement, par effet de commerce lettre de change ou billet à ordre. Nous en parlons en effet parce qu’il s’agit d’une éventualité. D’autant que vous devrez vous plier à certaines règles si vous souhaitez facturer une monnaie étrangère. De fait, votre entreprise située en France peut établir une facture destinée à matérialiser une transaction en devise étrangère autre que l’euro. Cependant, cette monnaie étrangère devra être mutable et reconnue sur le plan international. Par ailleurs, vous devrez indiquer dans votre facture le taux de change applicable en euro. Toutefois, il est bon de noter que les factures qui intègreront votre comptabilité devront contenir des sommes en euros. Le taux de conversion dépendra de la date d’exigibilité de la TVA et du taux de conversion douanier. Ce dernier étant fixé à l’avant-dernier mercredi du mois. Émettre une facture électronique Vous pouvez également être amené à établir des factures électroniques dans le cadre de vos transactions à distance, la délivrance de factures papier étant impossible. Dans ce cas, assurez-vous que vos systèmes d’émission de facture sont compatibles avec les dispositifs de réception de vos clients. Vous devez en outre vous assurer que le client peut prouver la réception de vos factures. Pour cela, la preuve peut être fournie par courrier électronique ou par la transmission d’un lien sur un portail internet. Veillez en tout cas à ce qu’il s’agisse d’un lien sécurisé. Tout comme une facture sur un support en papier, votre facture électronique doit aussi contenir les mentions obligatoires et particulières. Le client peut refuser une facture électronique. S’il l’accepte, une preuve écrite de cette acceptation devra être rédigée et formalisée. Conservation des factures les règles à connaître Les factures émises par l’entreprise doivent être conservées pendant plusieurs années à des fins de preuve et de justification. C’est également le cas des factures fournisseurs, ainsi que tous les autres justificatifs comptables. La loi fiscale prescrit une conservation des factures pendant au moins 6 années à compter de leur établissement. Pendant cette durée, l’administration fiscale pourra exiger leur présentation pour vérifier l’exactitude des déclarations fiscales de l’entreprise. Le Code de Commerce prévoit quant à lui un délai plus long 10 ans à compter de la date de clôture de l’exercice. Les factures peuvent être conservées au forfait papier ou électronique. Il est même possible de conserver au format électronique une facture papier. Il faut cependant respecter les prescriptions des articles A102 B-1 et B-2 du Livre des procédures fiscales. Peut-on modifier ou supprimer une facture ? Si la modification et l’annulation de factures sont autorisées, ces hypothèses sont encadrées par la loi. Si l’entreprise souhaite modifier une facture, elle doit en émettre une nouvelle. Celle-ci va remplacer la précédente. Elle fait alors référence à la facture annulée, et rappelle l’annulation de la facture initiale. Deuxième possibilité établir une note d’avoir, en veillant à faire référence à la facture concernée numéro et date de la facture. C’est une hypothèse fréquente en cas de remise accordée a posteriori. L’entreprise procède de la même façon pour l’annulation d’une facture. En tout état de cause, il n’est jamais possible de supprimer purement et simplement une facture ! Utiliser un logiciel de facturation L’utilisation d’un logiciel de facturation peut permettre de respecter toutes ces obligations. Par ailleurs ils proposent un modèle de facture adaptable à votre activité. Ces outils vous permettent de gérer facilement les Les produitsLes clientsLes tarifsLes taux de TVALes modes de règlements Chèque, virement, prélèvement, … Certains d’entre eux permettent par ailleurs de suivre les paiements, de relancer les clients en cas de retard de paiement et d’intégrer automatiquement les écritures en comptabilité. Les acteurs sur ce marché sont nombreux et vous trouverez facilement la solution qui vous convient. La refacturation des frais Lorsqu’une entreprise vend des biens ou prestations, il peut arriver que de façon accessoire à la facturation de ces opérations qu’elle effectue une refacturation de certains frais à ses clients. Il s’agit de frais qui ont été engagés en son nom pour le compte de ses clients, que cette dernière récupère en les refacturant aux clients concernés. Dans les lignes suivantes, vous trouverez les principes de base de cette opération commerciale et en outre ce qui peut être refacturé déplacement, etc., le traitement de la TVA, la manière dont on doit procéder, ainsi que le traitement pour sa tenue de comptabilité. Le montant des frais refacturés L’entreprise a le choix entre deux options pour effectuer cette opération commerciale. Elle peut renvoyer la facture au client avec le montant exact des dépenses qu’elle engage pour son compte ou demander une marge additionnelle à ses clients. Dans le premier cas, en principe le montant à refacturer est hors-taxe sur le chiffre d’affaires si l’entreprise récupère la TVA sur les dépenses qu’elle engage, sinon elle doit faire l’objet d’une nouvelle facturation au client les frais engagés sur la base de leur montant TTC. Dans le second cas, le calcul de la différence correspondante sera soumis à l’impôt sur les bénéfices du chiffre d’affaires, avec le risque de courir un risque commercial. La TVA sur les refacturations de frais Sauf si l’entreprise n’est pas assujettie à la TVA, ces procédures commerciales font objet du taux normal d’imposition. C’est le cas notamment des autoentrepreneurs. Cela est possible puisque la base d’imposition à la TVA comprend tous les frais acquittés par le client. Ainsi, les dépenses qui sont destinées à être refacturées peuvent en principe être considérées comme des compléments de prix ou comme des frais accessoires demandés aux clients déplacement, etc.. Comment procéder ? Cette opération commerciale peut être réalisée de deux manières. Elle peut s’effectuer de façon conjointe avec les prestations ou les ventes qui ont occasionné ces dépenses, sur la même facture au titre de frais accessoires. L’autre solution consiste à adresser une facture unique et séparée au client, pour signifier et documenter cette procédure commerciale. Il est important de notifier que les factures correspondantes doivent respecter les mêmes règles que les factures initiales. Comptabilisation C’est un produit tout comme la vente ou la prestation qui a suscité les dépenses refacturées. Toutefois, il doit être comptabilisé dans un compte de classe 7 distinct de celui utilisé pour la tenue de comptabilité de la vente ou de la prestation, afin que le calcul de la différence commerciale ne soit pas biaisé. Pour suivre d’une manière plus efficace ces opérations, il faut utiliser un compte dédié à ces procédures commerciales et en contrepartie d’un compte de charges utilisé uniquement pour comptabiliser les dépenses engagées. l’écart positif indique que l’entreprise marge sur ces procédures commerciales ou qu’elle en a trop refacturé,l’écart négatif indique que l’entreprise doit encore refacturer des frais à ses clients. Manquement à l’obligation de facturation quelles sanctions ? Les sanctions relatives au défaut de facturation entre professionnels ont été renforcées à l’automne 2019. Désormais, tout manquement est puni d’une amende administrative dont le montant ne peut dépasser 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale. Si ce manquement est répété dans les deux années suivant la première sanction, l’amende peut être portée à 150 000 euros pour une personne physique et 750 000 euros pour une personne morale. Raison de plus pour veiller à respecter rigoureusement vos obligations de facturation ! Vents violents, glissements de terrain, crues… ces phénomènes naturels peuvent endommager gravement vos biens et coûter cher. Si les garanties tempête et catastrophe naturelle sont obligatoirement incluses dans les contrats d’assurance habitation, certains biens, comme votre voiture, ne sont pas forcément couverts. Conditions et délais de mise en œuvre, franchise… Le point sur les informations clés en matière d’assurances dommages et de catastrophes naturelles. En principe, les dommages subis par les biens assurés sont indemnisés selon les garanties prévues par votre contrat d’assurance. Il faut se référer aux conditions générales et particulières du contrat pour vérifier les risques couverts et les conditions d’application. Le régime légal de garantie des catastrophes naturelles date de 1982. Sont ainsi considérés comme catastrophes naturelles les dommages matériels directs non assurables ayant eu pour cause déterminante l’intensité anormale d’un agent naturel, lorsque les mesures habituelles à prendre pour prévenir ces dommages n’ont pu empêcher leur survenance ou n’ont pu être prises » article L 125-1 du Code des assurances. Il peut s’agir d’inondations, de coulées de boues, de raz-de-marée, de sécheresse, de glissement de terrain… dès lors qu’un arrêté interministériel de reconnaissance est publié au Journal officiel. Les dommages liés aux effets du vent sont, eux, soumis à la garantie Tempête. Les biens et les activités situés dans les principautés d’Andorre et de Monaco et dans les régions et collectivités d’Outre-Mer sont exclus du régime légal. La reconnaissance d’état de catastrophe naturelle Les maires des communes sinistrées doivent demander à la préfecture une reconnaissance communale d’état de catastrophe naturelle ». Après examen du dossier, c’est un arrêté interministériel, publié au Journal officiel, qui décrète cet état de catastrophe naturelle. Selon les circonstances, cet arrêté peut être publié très rapidement après le sinistre. C’est seulement après publication de cet arrêté que la garantie catastrophe naturelle peut être mise en jeu. La garantie catastrophes naturelles » dans les contrats d’assurance Cette garantie est obligatoirement incluse dans les contrats d’assurance dommage type contrat d’assurance habitation sauf si le bien a été implanté après la publication d’un plan de prévention des risques naturels considérant la zone inconstructible ; si le bien ou l’activité ont été implantés en violation des règles administratives en vigueur visant à prévenir les dégâts causés par une catastrophe naturelle. La garantie catastrophes naturelles prévoit la prise en charge des dommages matériels causés aux biens assurés bâtiments, mobiliers, véhicules. Ainsi, les biens non assurés en dommages ne sont pas couverts par la garantie catastrophes naturelles ex les jardins, les clôtures ou les véhicules assurés au tiers, c’est à dire uniquement en responsabilité civile. Une franchise légale reste toujours à la charge de l’assuré – 380 euros pour les biens à usage d’habitation 1 520 euros pour les dommages de sécheresse ou de réhydratation des sols ; – 10 % des dommages matériels directs avec un minimum de 1 140 euros pour les biens à usage professionnel. La franchise peut être augmentée en cas de sinistres répétitifs si la commune n’est pas dotée d’un plan de prévention des risques naturels. Les bons réflexes Prenez toutes les mesures de sécurisation et de protection isolation, bâchage… de vos biens endommagés afin de ne pas aggraver les dégâts ; si vous avez dû intervenir en urgence afin de limiter les dégâts, conservez tous les justificatifs photos, factures…. La déclaration de sinistre et l’indemnisation Vous devez déclarer votre sinistre le plus rapidement possible auprès de votre assureur et, au plus tard, dans les 10 jours qui suivent la parution de l’arrêté de reconnaissance de l’état de catastrophe naturelle. Vous pouvez le faire par téléphone, en agence ou par lettre recommandée avec accusé de réception. Pour les dommages qui ne sont pas concernés par la garantie catastrophe naturelle, le sinistre doit être déclaré dans un délai de 5 jours à compter du sinistre. Vous devez constituer un dossier que vous transmettrez à votre assureur avec un état estimatif des pertes. Vous devrez également lui fournir tous les justificatifs photos, factures d’achat ou de réparation, contrats… permettant d’attester de la valeur des biens détruits ou endommagés. En cas de mise en jeu de la garantie catastrophe naturelle, l’assureur peut vous verser une avance sur votre indemnisation dans un délai de deux mois. Et il doit vous indemniser dans un délai de trois mois à compter de la date à laquelle vous lui avez remis l’état estimatif des dommages et pertes subis. Ou dans un délai de trois mois à compter de la date de publication de l’arrêté interministériel si celui est publié après la remise de l’état estimatif des dommages. La garantie tempête Si l’état de catastrophe naturelle n’est pas déclaré, la garantie tempête, obligatoirement présente dans les contrats d’assurance habitation, couvre tous les dommages causés par le vent chute d’arbre, toit endommagé ou arraché, mobilier détérioré par la pluie, à la suite à un dommage de toiture. Le risque de grêle n’est pas couvert par la garantie obligatoire de la tempête. Il est nécessaire de disposer d’une garantie spécifique pour ce risque. Dans ce cas, les assurés dont l’habitation a été touchée sont indemnisés selon les conditions prévues par leur contrat. Mais attention ! La garantie tempête couvre les dommages causés par la pluie à l’intérieur des bâtiments s’ils surviennent dans les quarante-huit heures mais ne couvre pas les dommages liés aux inondations. Pour cela, il faudra une déclaration de catastrophe naturelle. Les bâtiments, annexes, piscine, véranda, clôture etc. sont en général assurés s’ils sont mentionnés au contrat. Pour les dommages liés aux véhicules, la prise en charge se fait par votre assureur à condition que votre contrat d’assurance automobile offre une garantie incendie ou dommages. En ce qui concerne les dommages corporels, personnels et familiaux, seules les personnes titulaires d’une assurance individuelle accident ou d’une garantie des accidents de la vie GAV pourront se faire indemniser. Dans tous les cas, adressez-vous au plus vite à votre assureur ! Les bons réflexes Prenez toutes les mesures de sécurisation et de protection isolation, bâchage… de vos biens endommagés afin de ne pas aggraver les dégâts ; pour le véhicule, n’hésitez pas à le conduire chez le garagiste ou celui de votre assurance afin de faciliter l’expertise ; si vous avez dû intervenir en urgence afin de limiter les dégâts, conservez tous les justificatifs photos, factures…. La déclaration de sinistre et l’indemnisation Vous devez déclarer votre sinistre le plus rapidement possible auprès de votre assureur lettre recommandée de préférence, téléphone, visite au cabinet dans un délai prévu au contrat qui ne peut être inférieur à 5 jours ouvrés. Les justificatifs à fournir un descriptif précis des dommages nature, emplacement…, une liste chiffrée des objets endommagés ou perdus. Pour ce faire, vous pouvez si vous les avez conservés ! présenter les factures, les actes notariés, photographies… Pour les biens professionnels, il convient de fournir les contrats de location et les attestations de propriété pour l’immobilier, les bilans et comptes de résultats, le chiffre d’affaires pour votre entreprise par exemple ; L’expertise en cas de besoin, votre assurance nommera un expert pour évaluer les dommages et fixer un montant d’indemnisation. Pour le délai d’indemnisation, comptez trois mois à compter de la remise de l’état estimatif des dommages et pertes subies ou à compter de la date de publication de l’arrêté interministériel si elle est postérieure. En fonction de la description des dégâts, l’assureur décide de la nécessité de recourir à un expert. En attendant, il est nécessaire de prendre toutes les mesures de conservation nécessaire. Si vous réparez vous-même une partie ou la totalité des dégâts, il est nécessaire de conserver les factures d’achat de matériaux qui seront prises en compte par l’assureur. La garantie des catastrophes naturelles ne prévoit pas de prise en charge des frais de relogement. Elle peut cependant parfois être incluse dans certains contrats. La couverture des risques liés aux aléas climatiques pour les agriculteurs Contre les risques pesant sur les récoltes du fait des aléas climatiques et des grêles, les agriculteurs ont la possibilité actuellement soit de souscrire un contrat multirisques récoltes CMCR auprès d’une compagnie d’assurance soit de bénéficier du fonds national de gestion des risques en agriculture FNGRA, dénommé le fond des calamités ». Ce fond indemnise les risques climatiques jugés non assurables par une compagnie d’assurance, en raison de leur caractère exceptionnel et rare. Mais ce double dispositif est jugé aujourd’hui dépassé en raison de la multiplication depuis 10 ans d’aléas climatiques comme la sécheresse, l’inondation, la grêle, etc, alors que seules 30 % des exploitations agricoles sont assurées. Un nouveau dispositif se mettra en place à partir du 1er janvier 2023 qui réforme l’assurance agricole en établissant une couverture agricole universelle du risque climatique. L’assurance reposera sur un partage des risques entre les agriculteurs, l’État et les compagnies d’assurance. Des règlements devraient intervenir en 2022 pour préciser les règles assurantielles. Les délais d’indemnisation devraient être accélérés. Au total, les agriculteurs devraient voir leur couverture récolte profondément réformée et adaptée à la nouvelle donne climatique.

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